Ogromne archiwa, składające się z setek tysięcy akt, umów czy faktur to problem wielu firm – z jednej strony bowiem mają one obowiązek gromadzenia dokumentacji, ale z drugiej takie skupiska papieru są bardzo niefunkcjonalne i zajmują wiele miejsca. Dlatego też alternatywą dla wszystkich firm jest digitalizacja dokumentów, dzięki której zyskasz większą kontrolę nad firmową dokumentacją i… zaoszczędzisz wiele czasu oraz pieniędzy.
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Mówiąc krótko – jest to przenoszenie dokumentów z wersji analogowej, do wersji elektronicznej. Digitalizacja dokumentów to inaczej skanowanie dokumentów na masową skalę, dzięki czemu możliwe jest stworzenie w firmie nowoczesnego, elektronicznego obiegu dokumentów. To z kolei sposób na to, aby przepływ firmowej dokumentacji był płynny i by możliwe było pozbycie się wielkich, papierowych archiwów, których utrzymanie kosztuje sporo pieniędzy, a znalezienie jakiejkolwiek umowy czy projektu w takim skupisku dokumentów graniczy z cudem.
Zdigitalizowane dokumenty to w XXI wieku standard – wysyłamy umowy mailami, udostępniamy pracownikom projekty za pośrednictwem specjalnych systemów zarządzania i wystawiamy faktury na komputerze. Nic więc dziwnego, że digitalizacja dokumentów cieszy się tak dużym zainteresowaniem – daje bowiem przedsiębiorcom bardzo wiele korzyści i pozwala znacznie sprawniej rozwijać prowadzoną działalność.
Jakie korzyści daje skanowanie dokumentów?
- Dokumenty dostępne w komputerze, czyli oszczędność miejsca oraz czasu, potrzebnego na znalezienie konkretnej dokumentacji. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w firmie, pracownicy mogą zapoznać się z każdą umową czy projektem na komputerze, mają możliwość szybkiego znalezienia konkretnego dokumentu i nie tracą czasu na pójście do archiwum.
- Przyspieszenie pracy – wynika to z tego, co napisaliśmy wcześniej. Posiadając dostęp do dokumentów w jednym miejscu i szybko je znajdując, mamy możliwość o wiele sprawniejszego i skuteczniejszego działania, co z kolei przekłada się na osiągane na co dzień wyniki.
- Oszczędność – archiwizowanie i przechowywanie dokumentów kosztuje, dlatego też ich digitalizacja jest doskonałą alternatywą dla tych przedsiębiorców, którzy pragną zaoszczędzić. Co więcej – zoptymalizujesz koszty również dzięki temu, że będziesz mógł wysyłać umowy mailowo, a nie np. pocztą. Skróci to również czas docierania dokumentów do odbiorcy.
- Możliwość archiwizowania starszej dokumentacji – skanowanie dokumentów dotyczy oczywiście nie tylko tych bieżących, ale również starszych umów czy faktur. Dzięki temu masz możliwość przeniesienia wszystkich informacji do komputera i prowadzenia archiwum elektronicznego.
- Bezpieczeństwo – elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że znika ryzyko uszkodzenia dokumentów – np. w pożarze czy powodzi. Masz też pewność, że Twoje dane są odpowiednio zabezpieczone przed wykradnięciem, co również ma niemałe znaczenie, szczególnie w erze RODO.
Samodzielnie czy z pomocą specjalistów?
Ogromne ilości dokumentów, gromadzonych przez przedsiębiorstwa sprawia, że ich samodzielne zeskanowanie może być niezwykle trudne. Dlatego też digitalizacja dokumentów jest oferowana przez wyspecjalizowane jednostki, dysponujące nowoczesnymi, bardzo wydajnymi skanerami, za których pomocą są w stanie realizować zlecenia w sposób szybki i bezpieczny. Dzięki temu oszczędzasz czas i nie musisz podejmować się żmudnych czynności, które mogłyby kosztować Cię bardzo dużo pieniędzy (zakup sprzętów i zatrudnienie pracownika). Warto zatem poszukać specjalistycznej firmy i cieszyć się doskonałym efektem w krótkim czasie.
Pamiętaj, by przed nawiązaniem współpracy z firmą, oferującą przechowywanie, skanowanie i archiwizację dokumentów, zapoznać się z opiniami na jej temat – unikniesz wtedy ryzyka nawiązania współpracy z firmą, która nie realizuje swoich zadań w sposób satysfakcjonujący dla klienta.
