Kasy online i Centralne Repozytorium Kas – to nowości, z którymi spotkali się przedsiębiorcy od 1 maja 2019 r. Tego dnia bowiem weszła w życie ustawa z dnia 15.03.2019 r. o zmianie ustawy o VAT oraz ustawy – Prawo o miarach, która uregulowała stopniowe wprowadzanie do polskiego systemu VAT kas rejestrujących online.

Głównym założeniem wprowadzonego novum, jaki bez wątpienia stanowią kasy online jest możliwość połączenia i przesyłania danych za pośrednictwem sieci internetowej pomiędzy kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (CRK), prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Dla przypomnienia, kasa fiskalna jest urządzeniem elektronicznym służącym do ewidencjonowania obrotu oraz kwot podatku należnego z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Przesyłanie danych z kas fiskalnych online odbywa się w sposób bezpośredni, ciągły
i zautomatyzowany. Kasy nowej generacji wysyłają bowiem z określoną częstotliwością informacje o dokonanych transakcjach zaewidencjonowanych na kasie rejestrującej,
ze szczegółami umożliwiającymi ustalenie wysokości podstawy opodatkowania, kwot podatku należnego, stawki podatku, rodzaju towaru lub usługi oraz czasu i miejsca instalacji kasy.          

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorców stosujących kasy online jest zapewnienie połączenia internetowego umożliwiającego przesyłanie danych między kasą a CRK. W przypadku kiedy z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy połączenie to nie jest dostępne, przedsiębiorca nadal ewidencjonuje sprzedaż na kasie i niezwłocznie zapewnia połączenie. W przypadku trwałego braku połączenia – przedsiębiorca jest obowiązany nadal prowadzić ewidencję i za zgodą naczelnika zapewnić połączenie kasy z CRK w ustalonych odstępach czasowych.

W niektórych branżach stosowanie nowego rodzaju kas rejestrujących jest obowiązkowe.

Pierwszą grupą, która będzie zobowiązana do stosowania kas fiskalnych online od
1 stycznia 2020 r., są podatnicy świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, a także podatnicy dokonujący sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.

Należy zauważyć, iż nie zostaje wyłączona możliwość dalszego korzystania z obecnie stosowanych kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, jednakże stopniowo możliwość ta będzie ograniczana.

W świetle obowiązujących przepisów podatnicy mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydatkowanej na zakup każdej z kas rejestrujących nabytych w związku
z powstaniem obowiązku i rozpoczęciem ewidencjonowania w wysokości 90%  jej ceny zakupu (bez podatku), jednak nie więcej niż 700 zł.