Wirtualne biuro a epidemia

W tej trudnej sytuacji, wiele firmy nie wie, jak poradzić sobie z delegowaniem zadań, personel często nie jest przeszkolony, aby poradzić sobie z elektronicznymi wnioskami i dokumentacją. Polski biznes, choć rozwija się dynamicznie, nadal kiepsko radzi sobie w sferze pracy zdalnej.

Wirtualne biuro a nowa rzeczywistość

W okresie epidemii narodziła się konieczność załatwiania spraw za pomocą Internetu. Transmisje z domu, elektroniczne podpisy, uproszczone procedury składnia i rozpatrywania wniosków, łatwiejsze i szybsze rozliczanie się z urzędami. To również wyzwanie dla przedsiębiorców, którzy do tej pory nie mięli do czynienia z tego rodzaju rozwiązaniami, bądź korzystali z nich z konieczności (zazwyczaj było to narzucone przez ustawodawcę bądź kontrahenta).

W takiej sytuacji wirtualne biura są idealną odpowiedzią na bolączki firm małych, dużych, jednoosobowych czy średnich - z sektora MSP. Szeroka oferta usług sprawia, że coraz więcej osób decyduje się powierzyć organizację formalną zewnętrznym firmom. Czy są to wirtualne asystentki, czy biura, które użyczają adresu pod siedzibę firmy (adres korespondencyjny).

Czy chodzi wyłącznie o adres?

Ponieważ jest to rozwiązanie stosunkowo tanie, można skusić się również o rozszerzenie pakietu na więcej elementów. Oprócz użyczenia lokalizacji (która sama w sobie także może spełniać rolę marketingową prestiżowy adres, a nikomu nieznany domek na osiedlu, robi różnicę), można poprosić o odbiór korespondencji. Jeżeli jest to pismo urzędowe i liczy się czas, można wybrać opcję skanowania listów (częstotliwość ustala się z biurem). Poza podstawową ofertą wirtualne biura proponują także:

• wynajem sal konferencyjnych,
• wynajem przestrzeni biurowej,
• prowadzenie rachunkowości,
• profesjonalną obsługę spotkań,
• usługi administracyjne,
• obsługa telefoniczna klienta.

Więcej informacji i ofert znajdziesz na stronie https://wirtualne-biura.com gdzie prezentowane są oferty od firm.

Kto może skorzystać na takiej ofercie?

Jest to rozwiązanie jak najbardziej legalne. Niech za dowód posłuży fakt, że informację o możliwości skorzystania z usług wirtualnego biura proponuje samo Ministerstwo Rozwoju na stronie biznes.gov.pl. Nie należy się zatem obawiać, że firma wejdzie w konflikt z prawem, jeżeli zdecyduje się na oddelegowania spraw administracyjnych w ramach outsourcingu.

Sama oferta przeznaczona jest dla właścicieli, którzy pragną zarejestrować przedsiębiorstwo pod innym adresem niż ten, pod którym aktualnie mieszkają. Może tego również wymagać charakter działalności branża niewymagająca lokalu stacjonarnego, jak:

• praktyka prawnicza i rachunkowa,
• działalność tłumaczeniowa,
• sklepy internetowe,
• start-upy,
• firmy szkoleniowe,
• agencje reklamowe,
• wszelkiego rodzaju freelancerzy (np. dziennikarze, copywriterzy, graficy, informatycy, projektanci, itp.).

Nowoczesne przedsiębiorstwa i spółki wybierają wirtualne biura również do otwarcia oddziału. Jeżeli otwieramy oddział np. w Łodzi, wówczas odpowiednią usługą będzie wirtualne biuro Łódź. Jest to o wiele wygodniejsze niż delegowanie personelu, szkolenie i zatrudnianie pracowników. Minimalizuje to koszty i formalności, ponieważ biuro zajmuje się tym w imieniu firmy.

W zależności od tego, jakiego rodzaju usługi potrzeba, można zdecydować się na firmy większe, zwykle działając na rynku zdążyły wyrobić sobie markę, jak i te małe, lokalne, których propozycja cenowa może bardziej przemawiać do małych firm. Ceny wahają się w zależności od lokalizacji i wielkości propozycji, stąd też warto rozejrzeć się po różnych miejscach i wybrać tę najlepszą.