Prowadzenie imprez okolicznościowych to praca dla wąskiego grona osób. Na rynku nie ma zbyt wielu zawodowców, którzy dysponują odpowiednim zbiorem cech, które zapewnią sukces w branży. Jaki powinien być konferansjer? Czy to prawda, że to w dużej mierze od niego zależy sukces eventu? Sprawdźmy!
Kiedy zaczyna się praca konferansjera?
Nie brakuje osób, które uważają, że jego zadaniem jest tylko wcześniejszy przyjazd do pracy, zapoznanie się ze wcześniej przygotowanym skryptem, a następnie wyjście na scenę i zapowiadanie kolejnych gości, czytając dane z kartki. To błędne założenie. Praca najlepszych na rynku specjalistów zaczyna się nieraz na kilka tygodni przed wydarzeniem, a poprzedzają ją kolejne próby na scenie, dokładny research, czy samodzielnie opracowywanie materiałów.
Zawodowy konferansjer zwraca uwagę na to, że w dniu, kiedy odbywa się wydarzenie, jego praca nie ogranicza się tylko i wyłącznie do wystąpień na scenie:
-przed zapowiedzeniem prelegenta warto przeprowadzić z nim small talk jeszcze za kulisami. Rozluźniająca rozmowa daje naprawdę wiele, a przede wszystkim pomaga opanować stres. W pewnym sensie, jako konferansjerzy, oferujemy cenne wsparcie jeszcze zanim prelegenci zostaną sam na sam z publicznością — mówi Maciej Kautz.
Nieodłącznym elementem pracy, z którego świadomie nie zrezygnuje najlepszy konferansjer, jest też ciągły kontakt z reżyserką lub event managerem. Właśnie dlatego zawodowcy często korzystają z mikrofonu nagłownego z dodatkową słuchawką. Jeśli za kulisami coś pójdzie nie tak, to wystarczy, że osoba odpowiedzialna za kontakt z prowadzącym rzuci tylko krótki komunikat i od razu wiadomo, co trzeba robić: szyć, czyli zająć czymś publiczność do chwili, kiedy problem zostanie rozwiązany.
Gdy na scenę wchodzi prelegent, zawodowcy nie mogą wyłączyć się z wydarzenia i odpocząć. W każdym momencie eventu coś może pójść nie tak i to właśnie od konferansjera będzie zależało, czy uda się uratować wydarzenie. Czasem trzeba będzie rozładować atmosferę, gdy zepsuje się pilot do przełączania slajdów, a kiedy indziej należy szybko dostarczyć mówcy drugi mikrofon, gdyby okazało się, że ten główny właśnie uległ awarii.
Organizacja imprez plenerowych — czy potrzebujemy konferansjera?
Tak, zdecydowanie. Bez względu na to, czy jest to duży event organizowany w sali, która pomieści tysiąc osób, czy wydarzenie online, czy spotkanie w plenerze, zawsze warto skorzystać z usług zawodowego konferansjera. Odpowiednio wybrana osoba nie tylko uchroni nas przed wizerunkową wpadką, ale też pozytywnie wpłynie na ogólny odbiór całego wydarzenia.
Z PR-owego punktu widzenia porażką, do której specjalista nie dopuści, może być nawet tytułowanie kolejnych mówców. Nikt nie przepada za długimi, z punktu widzenia publiczności, ciągnącymi się w nieskończoność, "laurkami" dla kolejnych osób występujących na scenie. Jesteśmy skonstruowani w taki sposób, że w trakcie takiego przydługiego wstępu wyłączamy się i próbujemy skupić uwagę na czymś innym. To prosta droga do negatywnego odbioru eventu, czyli do porażki, jaką poniesie organizator.
Zawodowy konferansjer zdaje sobie z tego sprawę, dlatego stawia na prostą, przystępną dla odbiorcy komunikację: zdania nie są przesadnie rozbudowane, są między nimi zaakcentowane przerwy, a całość jest przeplatana ciekawostkami, które zwiększają zaangażowanie publiczności.
Specjalista dba też o komfort widowni, doradzając, w jaki sposób można zorganizować przerwy między kolejnymi prelekcjami, by nawet zaplanowane na wiele godzin wydarzenie nie sprawiało wrażenia nudnego i zbyt rozciągniętego w czasie.
