Stażowe - setki tysięcy wniosków do ZUS i poradnik, by uniknąć odmowy

We Wrocławiu widać fundraising dokumentów i nerwowe przygotowania do składania wniosków o tzw. stażowe. Zainteresowanie jest ogromne, a zmiana przepisów może realnie wydłużyć urlopy i poprawić warunki zatrudnienia. W artykule zebrano najważniejsze liczby, wymagane dokumenty oraz praktyczne wskazówki, jak złożyć wniosek bez błędów.

• We Wrocławiu fala wniosków - liczby, które mówią o skali zainteresowania
• Jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych przyjmuje wnioski i na co zwraca uwagę
• Co można doliczyć do stażu i jak skompletować dokumenty - praktyczny checklist

We Wrocławiu fala wniosków - liczby, które mówią o skali zainteresowania

W ciągu miesiąca do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wpłynęło 372 006 wniosków o wydanie zaświadczeń potwierdzających okresy inne niż zatrudnienie na umowę o pracę. ZUS rozpatrzył dotąd 276 695 wniosków i łącznie wydał 620 479 zaświadczeń. Do tej pory odnotowano też 49 569 odmów.

W praktyce oznacza to kolejki papierów i cyfrowe kolejki w eZUS - szczególnie osoby, których pracodawcy należą do sektora finansów publicznych, oczekują szybkich decyzji, bo efekty zaświadczeń będą dla nich wiążące wcześniej niż dla pozostałych zatrudnionych.

“Przepisy dotyczące stażu pracy wchodzą w życie etapami najpierw od 1 stycznia 2026 r. - wobec pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych a dopiero od 1 maja 2026 r. - wobec pozostałych pracodawców”
— Iwona Kowalska‑Matis, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS na Dolnym Śląsku

Jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych przyjmuje wnioski i na co zwraca uwagę

Wnioski o zaświadczenie można składać elektronicznie wyłącznie przez konto w systemie eZUS. Od 1 stycznia 2026 r. w systemie jest dostępny formularz Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy – USP, a ZUS deklaruje rozpatrzenie wniosków w terminie do 7 dni.

Dokumenty, zaświadczenia i decyzje doręczane są wyłącznie elektronicznie na konto w eZUS; pismo wygenerowane w systemie może zawierać nadruk imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby upoważnionej zamiast podpisu.

Krótki cytat od rzeczniczki, który warto zapamiętać:

“Warto poznać zasady składania wniosków i kompletowania dokumentów po to, żeby zaświadczenie z ZUS dostać”
— Iwona Kowalska‑Matis

Rzeczniczka podkreśla jednocześnie, że ZUS nie wyda zaświadczenia, jeśli w aktach nie ma dowodów opłacania składek za wskazany okres — przykładowo studenci do 26. roku życia, którzy nie podlegali ubezpieczeniom, takich zaświadczeń nie otrzymają bez dodatkowych dokumentów potwierdzających pracę.

Najczęstsze powody odmowy (wykaz dla wnioskodawcy):

• wskazanie okresu pracy w czasie, gdy dana osoba była studentem/uczniem i nie miała zgłoszenia do ubezpieczeń (do 26. roku życia),
• wskazanie okresu, w którym obowiązek ubezpieczeń społecznych wynikał z innego tytułu i nie było podstaw do dodatkowego zaświadczenia,
• błędy w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych dotyczących działalności gospodarczej,
• brak dokumentów lub brak wpływu dokumentów do ZUS.

Co można doliczyć do stażu i jak skompletować dokumenty - praktyczny checklist

Do stażu pracy po uzyskaniu zaświadczenia z ZUS można doliczyć m.in. okresy, gdy osoba:

• opłacała składki emerytalne i rentowe lub wypadkowe jako prowadzący pozarolniczą działalność lub osoba współpracująca,
• była objęta ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi z tytułu umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług (np. agencyjna),
• była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako początkujący przedsiębiorca i nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym przez pierwsze 6 miesięcy działalności (tzw. ulga na start),
• miała opłacone składki emerytalne i rentowe w związku ze sprawowaniem osobistej opieki nad dzieckiem lub jako osoba współpracująca.

Praktyczny poradnik krok po kroku:

• Zaloguj się na konto w eZUS i wypełnij formularz USP.
• Przygotuj skany umów, potwierdzeń rozliczeń i innych dokumentów świadczących o wykonywanej pracy (umowy zlecenia, rachunki, zaświadczenia od zleceniodawcy).
• Sprawdź, czy w zgłoszeniach do ZUS nie ma literówek lub braków; błędy w dokumentach rozliczeniowych utrudniają wydanie zaświadczenia.
• Jeśli ZUS wyda odmowę, złóż wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i dołącz posiadane dokumenty — przez eZUS, listownie lub osobiście w placówce ZUS. Do tego celu służy wniosek ogólny POG.

Uwaga praktyczna: osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych powinny pilnie składać wnioski, bo zaświadczenie może być uwzględnione przez pracodawcę już od 1 stycznia 2026 r.; pracownicy innych firm zobaczą wpływ zaświadczeń dopiero od 1 maja 2026 r.

Dodatkowe wskazówki w kontekście dokumentów:

• gromadź umowy i potwierdzenia zapłaty składek od zleceniodawców;
• jeśli posiadasz dowody pracy, których nie ma w aktach ZUS, dołącz je do wniosku o postępowanie wyjaśniające;
• zachowaj kopie przesyłanych plików i potwierdzenia wysłania przez eZUS.

Wniosek jest prosty do złożenia cyfrowo, ale powodzenie zależy od kompletności dokumentów i poprawności danych zgłoszeniowych. Przy odpowiednim przygotowaniu szanse na pozytywne rozstrzygnięcie znacząco rosną, a zaświadczenie może przynieść wymierne korzyści przy naliczaniu urlopu, odpraw czy nagród jubileuszowych.

na podstawie: Urząd Miasta Wrocław.