Studenci zajrzeli za kulisy urzędu, gdzie papier ustępuje EZD RP

W starostwie we Wrocławiu tego dnia nie było zwykłej urzędowej ciszy. Do środka weszli studenci archiwistyki, żeby zobaczyć, jak dokument naprawdę żyje od chwili wpływu do chwili, gdy trafia do archiwum. W centrum rozmów znalazł się nowy system EZD RP, ale równie dużo uwagi przyciągnęły papierowe teczki, procedury i codzienna praca ludzi, którzy pilnują porządku w dokumentacji.

• Urząd pokazał, jak wygląda droga dokumentu
• Brakowanie, opracowywanie i test, który sprawdził wiedzę studentów
• Archiwum zakładowe otworzyło drzwi szerzej niż zwykle

Urząd pokazał, jak wygląda droga dokumentu

9 kwietnia 2026 r. w siedzibie Starostwa Powiatowego we Wrocławiu odbyło się spotkanie ze studentami Wydziału Nauk Historycznych i Pedagogicznych Instytutu Historycznego Uniwersytetu Wrocławskiego. Przyjechali ci, którzy na co dzień uczą się archiwistyki i zarządzania dokumentacją, więc nie była to wizyta grzecznościowa, lecz zajęcia z urzędowej codzienności pokazanej od środka.

Spotkanie otworzyła Ewelina Dobrowolska-Radomińska, sekretarz Powiatu Wrocławskiego, działając w imieniu starosty Włodziemierza Chlebosza. Najważniejszym wątkiem od początku był EZD RP, czyli nowy system zarządzania dokumentacją, który stopniowo porządkuje obieg pism w urzędzie i zmienia sposób pracy z aktami. Dla studentów to nie teoria z podręcznika, ale konkret, który pokazuje, jak samorząd przechodzi od papieru do wersji elektronicznej bez utraty kontroli nad sprawami.

Bartosz Łotocki, kierownik archiwum zakładowego, przedstawił zarys Powiatu Wrocławskiego i opowiedział o tym, jak działa samorząd powiatowy. Krótko omówił też zadania poszczególnych wydziałów starostwa oraz zasady obiegu dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej. To właśnie ten etap najlepiej pokazał, że za każdym pismem stoi cały łańcuch czynności, od rejestracji po właściwe przekazanie do archiwum.

Brakowanie, opracowywanie i test, który sprawdził wiedzę studentów

W drugiej części głos zabrali Michał Kurzyński i Józef Domagała z archiwum zakładowego. Ich wystąpienia dotyczyły brakowania dokumentacji oraz opracowywania różnych typów akt, czyli tych etapów pracy, których zwykle nie widać z zewnątrz, a które decydują o tym, czy urząd zachowuje porządek i zgodność z przepisami. Dla przyszłych archiwistów to właśnie taki materiał ma największą wartość, bo łączy szkolną wiedzę z realnym tempem administracji.

Na zakończenie Katarzyna Małycha przygotowała dla studentów test z wiedzy o archiwum. Taki sprawdzian szybko pokazuje, czy teoria trzyma się w starciu z praktyką urzędową, a jednocześnie pozwala porównać szkolne schematy z tym, co dzieje się naprawdę w starostwie.

Po prezentacjach wywiązała się dyskusja. Studenci zadawali pytania prelegentom, a rozmowa zeszła na szczegóły, które w archiwistyce mają znaczenie nie mniejsze niż wielkie decyzje organizacyjne. Pojawiły się wątki dotyczące codziennej obsługi dokumentów, ich porządkowania i miejsca papieru w urzędzie, który coraz mocniej opiera się na rozwiązaniach cyfrowych.

Archiwum zakładowe otworzyło drzwi szerzej niż zwykle

Na finał uczestnicy weszli do pomieszczenia, w którym przechowywana jest dokumentacja. Mogli zobaczyć warunki, w jakich urząd trzyma akta i jak wygląda zaplecze pracy archiwum zakładowego. To zwykle najciekawszy moment takich wizyt, bo dopiero wtedy widać, że archiwum nie jest martwym magazynem, lecz miejscem, w którym urzędowa pamięć ma swoje zasady i rygor.

Starostwo Powiatowe we Wrocławiu zakończyło spotkanie zaproszeniem do kolejnych odwiedzin studentów, którzy chcą przyjrzeć się pracy administracji samorządowej od środka. Dla uczelni i urzędu to spotkanie miało wspólny mianownik, czyli pokazanie, że za biurkiem, systemem i pieczątką stoi konkretna organizacja, którą trzeba rozumieć nie z opisu, lecz z obserwacji.

na podstawie: Powiat Wrocław.